1. Wie is verantwoordelijk?
Lumia Salaris & Advies is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt voor de eigen bedrijfsvoering, zoals contactgegevens van prospects, klanten, leveranciers en websitebezoekers.
Bij het uitvoeren van salaris- en HR-administratie werkt Lumia meestal als verwerker in opdracht van een werkgever of administratie- of accountantskantoor. Die opdrachtgever bepaalt dan waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt en is verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover worden vastgelegd in een overeenkomst en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt Lumia?
Afhankelijk van de relatie en dienstverlening kan Lumia onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam, zakelijke contactgegevens, functie en organisatie;
- inhoud van e-mails, afspraken, offertes en overeenkomsten;
- factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
- technische gegevens, zoals IP-adres en serverloggegevens;
- bij salaris- en HR-dienstverlening: identificatie-, arbeids-, salaris-, fiscale, bank-, pensioen-, verlof- en verzuimgegevens die de opdrachtgever aanlevert.
Lumia vraagt niet meer gegevens dan nodig is voor het afgesproken doel.
3. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?
Lumia verwerkt persoonsgegevens om:
- vragen te beantwoorden en contact te onderhouden;
- offertes en overeenkomsten op te stellen en uit te voeren;
- salaris- en HR-diensten in opdracht van klanten uit te voeren;
- facturen en de eigen administratie te verwerken;
- wettelijke verplichtingen na te komen;
- de website, systemen en dienstverlening veilig en betrouwbaar te houden;
- gerechtvaardigde zakelijke belangen te behartigen, zoals kwaliteitsverbetering en het voorkomen van misbruik.
De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of - wanneer dat nodig is - toestemming.
4. Salaris- en HR-gegevens in opdracht van klanten
Wanneer Lumia persoonsgegevens verwerkt namens een opdrachtgever, gebeurt dat uitsluitend volgens de vastgelegde instructies. Medewerkers of andere betrokkenen kunnen hun privacyverzoek in beginsel indienen bij hun werkgever of de organisatie die voor de verwerking verantwoordelijk is. Lumia ondersteunt opdrachtgevers bij de afhandeling van zulke verzoeken.
Lumia behandelt salaris- en HR-gegevens als vertrouwelijke informatie en beperkt toegang tot personen en systemen die deze gegevens voor de dienstverlening nodig hebben.
5. Met wie worden gegevens gedeeld?
Lumia deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht is. Denk aan leveranciers van hosting, e-mail, beveiliging, salarissoftware en administratieve systemen, en - afhankelijk van de opdracht - de Belastingdienst, pensioenuitvoerders, arbodienst, accountant of andere door de opdrachtgever aangewezen partijen.
Met leveranciers die namens Lumia persoonsgegevens verwerken, worden passende afspraken over beveiliging en privacy gemaakt. Lumia verkoopt geen persoonsgegevens.
6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Als een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordeelt Lumia of een geldig doorgiftemechanisme en passende waarborgen aanwezig zijn. Waar nodig worden aanvullende contractuele en technische maatregelen getroffen.
7. Hoe lang worden gegevens bewaard?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Daarbij gelden in beginsel de volgende uitgangspunten:
- contactgegevens van prospects: tot maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact;
- klant-, contract-, factuur- en betaalgegevens: zolang de relatie loopt en daarna volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, waaronder doorgaans zeven jaar voor de fiscale administratie;
- salaris- en HR-gegevens die Lumia als verwerker beheert: volgens de instructies en bewaartermijnen van de opdrachtgever en de gemaakte contractuele afspraken;
- technische loggegevens: zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor beveiliging, storingsonderzoek en beheer.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een juridisch geschil of wettelijke verplichting.
8. Beveiliging
Lumia neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. De maatregelen worden afgestemd op de gevoeligheid van de gegevens en omvatten onder andere toegangsbeperking, sterke authenticatie, beveiligde verbindingen, actuele systemen, back-ups en afspraken over vertrouwelijkheid.
9. Website en cookies
Deze website gebruikt op dit moment geen analytische of advertentiecookies. De hostingprovider kan technisch noodzakelijke loggegevens verwerken om de website beschikbaar en veilig te houden. Als later aanvullende cookies of analysetools worden toegevoegd, wordt dit beleid aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.
De website bevat links naar externe diensten, zoals het salarisportaal. Op die diensten kan het privacybeleid van de betreffende aanbieder van toepassing zijn.
10. Jouw privacyrechten
Je kunt, voor zover de wet dat toestaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking of eerder gegeven toestemming intrekken.
Stuur je verzoek naar info@lumiasalaris.nl. Lumia kan om aanvullende informatie vragen om je identiteit zorgvuldig vast te stellen. Wanneer Lumia uitsluitend als verwerker optreedt, wordt het verzoek doorgestuurd naar of afgestemd met de verantwoordelijke opdrachtgever.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
Lumia neemt geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.
12. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze website.